La temporada estival suele poner a prueba una de las capacidades más críticas de los mandos medios: asegurar la continuidad operativa del equipo en un contexto de ausencias planificadas. Lejos de ser un tema meramente administrativo, la organización de licencias impacta directamente en la calidad del servicio, el clima laboral y la percepción de liderazgo. Una planificación deficiente genera sobrecargas, conflictos y riesgos operativos; una planificación sólida, en cambio, refuerza la confianza del equipo y la madurez de la gestión.
Planificar con anticipación: el primer acto de liderazgo
El punto de partida es asumir que las licencias no son un imprevisto, sino una variable previsible. La planificación de la temporada estival debería iniciarse con suficiente antelación, idealmente varios meses antes, relevando:
Fechas tentativas de licencias del equipo.
Picos de demanda o períodos críticos de la operación.
Restricciones normativas o internas (mínimos de dotación, roles críticos).
Contar con esta información permite visualizar escenarios posibles y evitar decisiones reactivas de último momento, que suelen trasladar la urgencia al equipo.
Cobertura de perfiles y tareas: pensar en funciones, no en personas
Uno de los errores más frecuentes es planificar licencias en función de nombres propios y no de funciones. El enfoque recomendado es identificar previamente:
Tareas críticas: aquellas que no pueden interrumpirse ni postergarse.
Tareas delegables: actividades que pueden redistribuirse temporalmente.
Tareas postergables: aquellas que pueden reprogramarse sin impacto significativo.
A partir de este análisis, el mando medio puede definir esquemas de cobertura basados en competencias. Esto implica conocer en profundidad las habilidades del equipo y detectar posibles reemplazos parciales, aunque no sean “idénticos” al titular del rol.
Qué delegar y qué no: criterios claros
No todo es delegable, y es clave que el líder tenga esto claro antes de asignar responsabilidades. En general:
Delegables: tareas operativas estandarizadas, seguimiento de rutinas, coordinación básica, reportes periódicos.
No delegables: decisiones estratégicas, aprobaciones formales sensibles, gestión de conflictos complejos, representación institucional clave.
Cuando una tarea no es delegable, el mando medio debe definir cómo se gestiona durante la ausencia: centralización temporal, escalamiento a un nivel superior o redefinición de plazos.
Preparar al equipo: la licencia también se gestiona antes
Una buena cobertura no se improvisa el día anterior a la salida. Requiere un proceso previo de preparación que incluye:
Transferencia ordenada de información y estado de temas.
Documentación mínima de procesos y pendientes.
Definición clara de responsables durante la ausencia.
Alineación de expectativas sobre qué se espera y qué no.
Este trabajo previo reduce la dependencia de consultas al ausente y refuerza la autonomía del equipo.
Solapamiento de licencias: anticipar escenarios críticos
El solapamiento de licencias es uno de los mayores riesgos de la temporada estival. Para gestionarlo, es recomendable:
Establecer reglas claras sobre solapamientos en roles críticos.
Priorizar licencias según impacto operativo, no solo por orden de solicitud.
Diseñar esquemas rotativos de cobertura cuando el equipo es reducido.
La transparencia en estos criterios es fundamental para evitar percepciones de favoritismo o arbitrariedad.
Transferencia de temas: cerrar, pasar o pausar
Antes de una ausencia, cada tema en curso debería clasificarse en una de tres categorías:
Se cierra antes de la licencia.
Se transfiere a otro funcionario, con responsables y límites definidos.
Se pausa, dejando constancia explícita de que no habrá avances hasta el regreso.
Esta claridad evita reprocesos, malentendidos y tensiones innecesarias entre colegas.
Una oportunidad para desarrollar al equipo
Finalmente, vale una mirada más estratégica: la gestión de licencias también es una oportunidad de desarrollo. Asignar coberturas temporales permite detectar talentos, fortalecer la polivalencia y preparar futuros referentes. Para el mando medio, esto no solo resuelve el corto plazo, sino que construye equipos más resilientes y menos dependientes de individualidades.
En síntesis, organizar licencias no es “llenar un calendario”, sino ejercer liderazgo operativo. Quien logra atravesar la temporada estival con orden, claridad y equidad, no solo mantiene la operación: fortalece su rol y la madurez del equipo.